Precisamos falar sobre scanners

O segmento de impressão corporativa hoje ainda é o foco de muitas revendas em todo Brasil e, como sempre, o fechamento de bons negócios estão sempre vinculadas ao famoso CPP (Custo por página). Dados apontam que o volume de páginas impressas no Brasil em 2018 superou a faixa de bilhões e isso deve-se também ao avanço contínuo de novas ferramentas e tecnologias que impulsionaram este mercado, atraindo assim novos negócios e novos contratos.

Houve um crescimento significativo de venda de máquinas e aumento de contratos de Outsourcing de impressão, cerca de 15% a mais no ano de 2018 em relação a 2017, considerando equipamentos Laser e Jato de Tinta, sendo que este valor refletiu U$ 356 Milhões a mais que o ano anterior segundo o IDC Brasil.

Dito isso, o mercado de impressão exige ainda muita atenção, dedicação e principalmente, estratégias ousadas que envolvam além dos custos, prazos adequados, ofertas de produtos diferenciados e que atendam tarefas cada vez mais específicas. Cabe a nós, distribuidores, observar e entender quais são estes gargalos e oferecer também novas oportunidades e produtos que atendam tantas outras possibilidades.

Um destes produtos em questão são os scanners. A relevância deste item deixou de ser pontual e demonstra que os documentos não só são ativos que devem ser impressos, mas sim guardados e arquivados com segurança, ainda mais sabendo que este volume de páginas chegam à casa de Bilhões e que o teor destas informações muitas vezes são confidenciais e que devem possuir, muitas das vezes, chave de acesso para leitura destes arquivos.

Pensando nisso, os fabricantes e detentores de tecnologia de impressão, ampliaram ainda mais sua área de atuação e desenvolveram scanners capazes de digitalizar alto volumes de documentos, pois soma-se a tudo isso, o Brasil ainda é um dos maiores epicentros de burocracia do mundo.

Dados indicados pela DINO e publicados pela revista Exame em Março de 2018, afirmam que a Gestão Eletrônica de Documentos gerou um faturamento de R$ 1,5 Bilhões, números estes pesquisados pelo CENADEM. Dados apontaram ainda que 25% de clientes que optaram por utilizar o GED¹ o fizeram principalmente para diminuir drasticamente o volume de páginas impressas. Além de economia em espaço de armazenamento de arquivos físicos, há uma consciência dos clientes e integradores que os impactos ambientes e de sustentabilidade reforçam a tese de que armazenar e digitar seus legados é um ótimo negócio para as empresas e para o planeta. Menos papel impresso, menos desmatamento, menos impacto ao meio-ambiente. A questão é abrir-se para novas possibilidades, ampliar seus negócios e converter objeções em reversões que seguramente farão diferença no seu faturamento.

MAS COMO ESCOLHER O SCANNER IDEAL?

Dos compactos e portáteis aos scanners de mesa de alto desempenho para produção gráfica, podemos considerar alguns aspectos fundamentais na escolha de um scanner, considerando sempre que sejam observadas as principais demandas de trabalho dos usuários.

TECNOLOGIA DE CAPTURA

CCD – Neste sistema, o sensor CCD possui uma luz branca fria que faz a captura dos originais e é refletido através de espelhos e lentes, presente no sensor de leitura que executa a varredura da imagem. Esta luz refletida gera sinais elétricos que por sua vez, são convertidos em bits do sistema analógico para digital através de um software. Após a conversão, este arquivo é processado e transforma-se numa imagem digitalizada; trabalham com resoluções óticas de no máximo 600x1200dpi.

CIS – Neste sistema, há uma série de LEDs sistema RGB que substitui a luz branca, presentes no CCD. A luz LED que faz a leitura do documento, executa a varredura ponto a ponto sendo este mais preciso e mais leve, com menos gasto de energia. Essa luz capturada pelo sensor, envia a imagem para um jogo de lentes CCD ou CMOS que gera o documento digitalizado. Permite captura de resoluções a partir de 100dpi e conversões para arquivos de leituras mais leves.

OPÇÕES EXISTENTES

Portáteis: Baixo custo de uso esporádico, com média de 15 ppm a 20 ppm ou ciclo diário de 500 págs./dia. Resolução entre 100 e 200dpi. Indicado para digitalizar documentos externos como fóruns, força de vendas como capturas de notas, pedidos e outros processos. Sistema CIS com captura ideal para documentos e textos;

Departamental: Média de 30 a 65ppm e com ciclos diários de 3.000 a 5.000 págs./dia. Indicado para captura em diversos segmentos que necessitem gerar e armazenar arquivos digitais que deverão ser consultados ou impressos em menor escala. Utiliza-se de tecnologia CIS com leitura através ADF² de passagem única ou não.

Alta Demanda: Média superior de 70ppm com modelos que podem chegar a 100ppm, com ciclos diários que podem variar de 15.000 chegando até 40.000 folhas diárias, com bandejas de alta capacidade de alimentação. Geralmente o uso destes equipamentos refere-se à automatização de documentos, através de softwares avançados de gerenciamento de documentos com recursos avanços de captura que permitirão a leitura de grandes lotes otimizando principalmente os legados e banco de dados de diversos segmentos e setores, principalmente gestão pública, hospitais, instituições de ensino e outros que necessitem de arquivos digitais guardados e indexados com segurança; Leitura ADF de Passagem única.

Scanners Fotográficos: Demanda específica para o mercado publicitário. Aqui, a digitalização requer outras atribuições além de velocidade. Resolução maior, softwares de processamento de imagem e adaptadores ou leitores de slides/negativos se faz necessário para criações e edições mais bem elaboradas; Podem ser scanners domésticos ou scanners de produção gráfica de última geração; Geralmente utilizam-se de Tecnologia CCD ou LED.

Os scanners hoje permitem não só digitalizar um documento e guardá-lo de forma aleatória. Como existe um alto volume de documentos e uma gestão de processos para controle absoluto de dados se faz necessária, os scanners têm a capacidade de um gerenciamento de workflow³ completo através de soluções e softwares desenvolvidos pelos fabricantes. Estes controles permitem:

  • Separar automaticamente lotes de documentos;
  • Processar Imagens através de OCR⁴, convertendo em texto/pesquisável;
  • Ler códigos de barrar e nomear documentos que permitirão arquivamento automático;
  • Remover bordas, dobras, papéis rasgados de forma que estes possam ser salvos e que permitirão a leitura por completa.

Como observado, a simples captura de imagem hoje não é mais tratada como processo secundário e sim, como um dos controles e gerenciamentos mais importantes de diversos setores privados e públicos.

Conte com a Cogra para saber mais sobre as soluções disponíveis com base em suas demandas e oportunidades, com a finalidade de montar uma base de dados completa e segura, restringindo a leitura e acessos de acordo com as liberações previstas para cada usuário.

 

Por: Pedro Marcolino – Produtos (Cogra)

 

Notas: Notas 1: GED-Gestão Eletrônica de Documentos
Notas 2: ADF-Alimentador automático de Documentos que permite a leitura de 1 ou mais páginas simultaneamente
Notas 3: OCR-Tecnologia capaz de reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits sejam eles escaneados, escritos a mão, datilografados ou impressos
Notas 4: OCR-Tecnologia capaz de reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits sejam eles escaneados, escritos a mão, datilografados ou impressos

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